Politique Apol de protection des données à caractère personnel
- Préambule
Soucieux en particulier de la protection des données personnelles des utilisateurs du présent site Internet et de ses clients, la société Apol société à responsabilité limitée immatriculée au RCS de DOLE sous le numéro 387 528 946, dont le siège social est 597 rue René Cassin, 39300 CHAMPAGNOLE, France (ci-après la Société) s’engage à travers la présente charte des données à caractère personnel (ci-après la Charte) à assurer la protection de ces données conformément à la législation en vigueur, notamment conformément aux dispositions du Règlement européen nᵒ 2016/679, dit Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Au sens de la présente Charte :
- la « personne concernée » est la personne physique titulaire des données personnelles ;
- le « client » est la personne ayant réalisé au moins un achat avec la Société, lequel étant toujours en cours ;
- l’ « ancien client » est la personne ayant effectué un achat par le passé, et n’utilisant plus les services de la Société ;
- le « prospect » est la personne susceptible d’être intéressée par les produits de la Société, mais qui n’a pas encore réalisé d’achat avec la Société ;
- les « données » ou les « données personnelles » s’entendent des données à caractère personnel au sens du RGPD précité.
- Responsable de traitement
Le responsable de traitement de ces données est la Société.
- Données collectées
Nature des données collectées
La Société peut être amené à collecter vos données suivantes :
- données d’identification : civilité, nom et prénom, coordonnées (adresse postale et adresse email, numéro de téléphone mobile et fixe) ;
données relatives au suivi de vos échanges avec la Société: demandes de contact, de renseignements ou de documentation, correspondances par tout moyen ;
- données relatives à votre historique de trafic et de navigation sur le site de la Société accessible à l’adresse www.apol.com, ainsi que des données de localisation (telles que localisation, adresse IP), des données relatives au navigateur et terminal utilisés, données traçant les actions sur les emails (telles que contenu consulté sur le site, ouvertures d’emails, clics) ;
- Données nécessaires à la réalisation des actions de fidélisation, de prospection, d’étude, de sondage afin d’améliorer la qualité des services de la Société ;
- Données figurant sur les CV et lettres de motivation reçues dans le cadre de candidatures à une offre d’emploi ou de candidatures spontanées, directement ou via un recruteur (notamment formation scolaire, diplômes, relevé de notes, lettre de recommandation, expérience professionnelle, postes occupés, numéro d’identification national, échantillon d’écriture, passeport, pièce d’identité, photographie).
Modes de collecte des données
Ces données sont collectées :
- Soit auprès de vous, lorsque vous choisissez de nous communiquer volontairement ces données, directement ou par l’intermédiaire d’une personne habilitée tel qu’un avocat, au cours d’un entretien téléphonique ou au cours d’une réunion, par l’envoi d’un courrier, d’un fax ou d’un email, lorsque vous vous inscrivez auprès de nos listes de diffusion (newsletter, invitations à des évènements, alertes etc.) Vous vous engagez dans ce cas à ce que les données ainsi fournies soient à jour, exactes et complètes ;
- Soit auprès d’une source tierce, par exemple une source publique (annuaire, liste de participants à un évènement etc.) ou une personne détenant ces données et autorisée à les communiquer (telle que votre mandataire, associé, notaire etc.) ;
- Soit grâce à des technologies permettant la collecte automatique de données telles que des cookies figurant sur notre site internet apol-dentaire.fr dans les conditions visées aux présentes.
Dans l’hypothèse où vous nous communiqueriez des données de tiers, vous reconnaissez être dûment habilité à communiquer ces données à la Société, afin qu’il puisse les collecter, les traiter, et les transférer dans les conditions prévues aux présentes.
- Finalités de traitement
La Société utilise vos données uniquement dans le cadre de son activité de vente de produits dans le domaine dentaire, selon les finalités suivantes :
- Contacter la Société par formulaire, afin de répondre aux questions de l’utilisateur ;
- Communiquer avec les clients et prospects de la Société afin de faire connaître, promouvoir, et améliorer ses services ;
- Inscrire les clients sur le Site pour leur permettre de passer commande ;
- Elaborer des statistiques relatives à la fréquentation du Site, afin de permettre à la Société de l’améliorer et proposer une expérience de navigation optimale ;
- Informer les clients et prospects de la Société de tout évènement organisé par la Société ou auquel la Société participe, ou de toute publication de la Société telle que newsletter, ouvrage, article etc., et proposer sur option aux clients et prospects d’y participer ou de recevoir ces publications ;
- Recruter les futurs salariés, employés, stagiaires, collaborateurs, associés, et gérer les ressources humaines de la Société ;
- Permettre à la Société de défendre ses intérêts légitimes.
A cet égard, vous consentez à ce que la Société utilise vos données à caractère personnel dans le strict respect de ces finalités. Si nécessaire, pour certains traitements, une confirmation de votre consentement sera demandée au préalable.
A tout moment, il vous est possible de retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel selon une ou plusieurs des finalités ci-dessus en contactant notre Délégué à la Protection des Données dont les coordonnées figurent au point 10 de la présente Charte.
- Transfert de données
En aucun cas la Société ne transmettra vos données personnelles à des tiers à d’autres fins telles que commerciales et/ou promotionnelles sans votre consentement.
La Société se réserve le droit de transmettre les données à caractère personnel à des sous-traitants (prestataires de services), dans le respect absolu de la Loi et du Règlement et, exclusivement afin de réaliser les finalités décrites.
La Société recourt également aux prestations fournies par plusieurs sociétés spécialisées (mailing, analyse d’audience) et se réserve le droit de transmettre les données à caractère personnel en qualité de prestataire de service, dans le respect absolu de la Loi et du Règlement et, exclusivement afin de réaliser les finalités décrites.
La liste des prestataires peut être communiquée aux personnes concernées sur demande adressée à contact@apol.fr
Pour accomplir les finalités sus décrites, vos données peuvent être transférées hors de l’Union Européenne. Préalablement à ce transfert, et conformément à la règlementation en vigueur, la Société met en œuvre toutes les procédures requises pour obtenir les garanties nécessaires à la sécurisation de tels transferts. Dans le cas où les sociétés utilisent des serveurs en dehors de l’Union Européenne, la Société a conclu avec elles des contrats spécifiques et des clauses contractuelles types établies par la Commission Européenne pour encadrer et sécuriser le transfert de vos données à ces prestataires dont vous pouvez demander à en disposer.
- Vos droits en tant que personne concernée
Vous disposez de la faculté d’exercer les droits suivants relatifs à vos données à caractère personnel, dans les conditions posées par la législation en vigueur :
- Droit d’accès à vos données personnelles ;
- Droit de rectification de vos données personnelles ;
- Droit d’opposition à certains traitements de vos données personnelles ;
- Droit à la limitation de certains traitements de vos données personnelles ;
- Droit à la portabilité de vos données personnelles ;
- Droit à l’effacement de vos données personnelles.
Ces droits peuvent être exercés auprès de la Société en envoyant un message à notre Délégué à la Protection des Données aux coordonnées citées au point 10 de la présente Charte.
Toute demande doit être accompagnée d’un justificatif d’identité, ainsi que des informations nécessaires à l’envoi d’une réponse écrite (adresse email valide, adresse postale du domicile).
La Société s’engage à adresser une réponse à cette demande dans un délai d’un (1) mois à compter de sa réception. Ce délai pourra être prolongé jusqu’à deux (2) mois en cas de complexité ou de multiplicité des demandes.
En cas de non réponse ou de réponse non satisfaisante, vous avez la faculté de saisir la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) à l’adresse suivante : 3, place Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07.
Par ailleurs, en application de la loi du 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et du règlement dit RGPD, vous avez la possibilité de formuler des directives générales ou particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.
Ces directives peuvent être adressées à la Société en contactant notre Délégué à la Protection des Données dont les coordonnées figurent au point 10 de la présente Charte.
- Durée de conservation de vos données
Vos données à caractère personnel sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités de traitement susvisées.
Toutefois, cette durée peut être prolongée par archivage intermédiaire en application d’obligations légales ou réglementaires, en raison de la nécessité de régler un différend et compte tenu des délais légaux de prescription, ou encore afin que la Société puisse exercer et défendre ses droits et intérêts légitimes.
Sous réserve de ce qui précède :
- Lorsque vous êtes un client existant, nous conserverons vos Données Personnelles tant que nos relations contractuelles et/ou commerciales durent. Ensuite, nous pouvons placer vos Données Personnelles dans l’archive intermédiaire pour cinq (5) ans après la fin de nos relations contractuelles et/ou commerciales.
- Si vous êtes un prospect sans relation contractuelle et/ou commerciale établie, nous ne conserverons pas vos données au-delà de trois (3) ans après le dernier contact avec vous.
- Si vous êtes un candidat à un poste, veuillez noter que si vous n’êtes pas retenu, nous supprimerons toutes les informations que vous avez partagé avec nous au plus tard deux (2) ans après la collecte des informations.
- Enfin, les informations de connexion que nous collectons pour les finalités de sécurité, maintenance et amélioration mentionnées ci-dessus ne seront pas conservées au-delà d’un (1) an après la collecte.
Ces durées ont été définies de manière à permettre à la Société d’exercer son activité tout en respectant le principe de proportionnalité selon lequel les données à caractère personnel ne doivent pas être conservées plus longtemps que la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
A l’issue de cette durée d’archivage intermédiaire, vos données seront supprimées sans que la Société n’en conserve aucune copie.
- Sécurité de vos données
Soucieuse de garantir la sécurité de vos données personnelles, la Société prend toutes les précautions et mesures utiles, qu’elles soient physiques, logiques, techniques, fonctionnelles, administratives ou organisationnelles, au regard de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi qu’en considération des risques pour les droits et libertés des personnes physiques concernées.
En cas de survenance d’un incident de sécurité, la Société mettra tout en œuvre afin de limiter les risques et prendra toutes les mesures adéquates, conformément à ses obligations légales et réglementaires.
- Cookies
Lors de votre utilisation du site www.apol-dentaire.fr, des informations relatives à votre navigation sont susceptibles d’être enregistrées dans des fichiers dits « cookies » déposés sur le terminal (ordinateur, tablette, téléphone mobile), sous réserve des choix qui peuvent être modifiés à tout moment.
Le terme « cookie » désigne un fichier texte enregistré par le navigateur du terminal concerné. Ce fichier a pour finalité de faciliter la navigation de l’internaute, de suivre cette navigation, et d’analyser le comportement en ligne de l’internaute.
Ces cookies sont déposés sur le site de la Société accessible à l’adresse www.apol-dentaire.fr :
- pour les besoins du fonctionnement du site et de la navigation de l’internaute (« cookies » techniques) ;
- pour améliorer les fonctionnalités et la personnalisation du site (« cookies » de fonctionnalité)
La Société recueille le consentement préalable de l’internaute au dépôt des cookies publicitaires, aux cookies de mesure d’audience, et aux cookies de partage vers les réseaux sociaux. Ce consentement est recueilli en cochant une case appropriée dans l’onglet de gestion des cookies. Ce consentement peut être retiré en décochant cette case. Vous avez la possibilité de choisir à tout moment d’exprimer et de modifier vos souhaits en matière de cookies en cochant ou décochant les cases concernées.
Vous pouvez également configurer votre logiciel de navigation de manière à ce que les cookies soient enregistrés dans votre terminal ou, au contraire, qu’ils soient rejetés, soit systématiquement, soit selon leur émetteur. Vous pouvez également configurer votre logiciel de navigation de manière à ce que l’acceptation ou le refus des cookies vous soit proposée ponctuellement, avant qu’un cookie ne soit susceptible d’être enregistré dans votre terminal.
Pour la gestion des cookies, la configuration de chaque navigateur est différente. Elle est décrite dans le menu d’aide du navigateur, qui vous permet de savoir de quelle manière modifier vos options en matière de cookies. Il vous est également possible de contrôler le dépôt de cookies sur votre téléphone mobile en paramétrant les règles du système d’exploitation du téléphone.
- Délégué à la Protection des Données
Le Délégué à la Protection des Données (DPO) de la Société est M. Hervé GAGNEUR.
Le DPO a pour mission de veiller au respect des dispositions ci-dessus et de la règlementation applicable en matière de données personnelles.
Le DPO peut être contacté par email à l’adresse suivante : contact@apol.fr , en joignant un justificatif d’identité, ainsi que les informations nécessaires à l’envoi d’une réponse écrite (adresse email valide, adresse postale du domicile).
Le DPO peut également être contacté par courrier recommandé AR envoyé à l’adresse suivante : SARL APOL, 597 rue René Cassin, 39300 CHAMPAGNOLE, France à l’attention du DPO, accompagné d’un justificatif d’identité, ainsi que des informations nécessaires à l’envoi d’une réponse par écrit (adresse email valide, adresse postale du domicile).
- Mise à jour
La présente Charte des données à caractère personnel est susceptible d’être modifiée ou ajustée à tout moment. Vous êtes invité à la consulter régulièrement.
La dernière date de mise à jour de la présente Charte est le : 20 /07/ 2020
En cas de modification ou d’ajustement, la nouvelle version de la Charte sera mise en ligne sur le site www.apol-dentaire.fr dans la rubrique dédiée.
- Annexe
La présente Charte est, le cas échéant, annexée aux conventions que vous avez conclues avec la Société, et en fait partie intégrante. Elle annule et remplace toute disposition qui y serait contraire.